Terkadang akibat pemberian garansi, misal 30 hari, maka ada orang yang memanfaatkan sebagai uji coba. Dan ketika garansi hampir habis, mereka meminta refund.
Atau ada juga orang yang salah melakukan transfer melebihi invoice, misal invoicenya Rp. 50.000,- tapi dia transfernya Rp. 500.000,-
Jika Anda menggunakan payment gateway di WHMCS yang bisa melakukan refund secara otomatis (misal Paypal, Authorize.net, Quantum Gateway, 2Checkout dll), maka WHMCS akan mengijinkan Anda untuk melakukan refund tanpa pernah perlu untuk login ke gateway tersebut. Itu jelas akan menghemat waktu!
Meskipun jika refund tidak bisa dilakukan secara otomatis, Anda masih dapat menggunakan proses ini untuk memasukkan info refund ke whmcs yang mana akan mengurangi income total dan akan mengirimkan email refund. Misalnya gateway menggunakan bank lokal, maka Anda harus mengembalikan uang secara manual.
Dan sebagai alternatif terakhir untuk klien yang meminta refund yaitu dengan memberikan Credit sehingga Anda tidak kehilangan uang. Klien bisa menggunakan kredit tersebut untuk pembelian yang akan datang.
Jadi untuk mengembalikan refund, silahkan ikuti langkah sederhana berikut :
- Buka invoice yang ingin Anda refund dengan cara membuka menu Billing > List Paid Invoices dan klik ID invoicenya.
- Pilih tab Refund
- Pilih transaksi yang ingin Anda refund jika itu lebih dari 1
- Masukkan jumlah yang ingin Anda refund jika Anda ingin melakukan refund tidak penuh. Atau biarkan saja kosong untuk melakukan full refund.
- Lalu pilih Refund Type : “Refund through Gateway”, “Add to Client’s Credit Balance” atau “Record Only”
- Centang pada Send Email jika Anda ingin mengirimkan email konfirmasi kepada klien, hal itu mengandung informasi yang berguna terkait jumlah dan tipe refund.
- Klik tombol Refund untuk memulai
Catatan
Jika Anda memilih “Refund through Gateway”, hasil dari refund akan ditampilkan. Jika berhasil, transaksi yang relevan akan ditambahkan. Jika itu gagal, Anda dapat melihat di Transactions > Gateway Log untuk melihat respon dari gateway tentang alasannya.
Jika refund pembayaran telah ditambahkan ke klien kredit, Anda harus cek kredit tersebut apakah belum pernah digunakan, kemudian menghapus kredit secara manual. Hal ini terjadi karena sistem tidak bisa mengetahui jumlah refund yang (a) masuk ke kredit dan (b) tidak pernah digunakan sebagai sebuah kredit. (If refunding a payment that has been added to a clients credit then you must first check that the credit hasn’t been used and manually remove the credit. This is because the system does not known that the amount you refunded was (a) linked to a credit and (b) not yet used as a credit.)
